Membuat Paspor Online di Kantor Imigrasi Soekarno Hatta

Setiap kali membuat paspor baru atau memperpanjang paspor yang sudah habis masa berlakunya, selalu saja muncul pertanyaan bagaimana prosedur pembuatan paspor di Indonesia? Dalam selang waktu lima tahun sejak aku terakhir kali membuat paspor, sudah banyak hal yang berubah. Dari pilihan antara paspor biasa atau paspor elektronik (e-paspor), lokasi kantor imigrasi yang berbeda, serta adanya jalur pendaftaran via online.

Kali ini aku mencoba mendaftarkan perpanjangan paspor melalui jalur online, dan memilih kantor imigrasi di Kanim 1 Soekarno Hatta. Seperti biasa, bayangan pertama yang terlintas di benak adalah prosedur yang ribet, kehadiran calo yang mengganggu, serta tidak transparannya birokrasi. Sudah dua kali aku membuktikan bahwa persepsi ini salah. Pertama saat mendaftar SIUP di kantor walikota Jakarta Barat yang dilayani melalui PTSP secara transparan dan cuma-cuma. Kedua saat membuat surat keterangan domisili untuk kemudian membuat SKDS di kantor kelurahan Kebon Jeruk. Ternyata di sana semua urusan dilayani di loket terbuka. Jadi tidak lagi dibawa masuk ke dalam ruangan untuk bicara soal biaya-biaya tertentu. Semua yang datang bisa mendengar pembicaraan di loket. Dan kini, lagi-lagi aku membuktikan sendiri bahwa persepsi demikian sudah tidak tepat lagi untuk kantor imigrasi di Bandara Soekarno Hatta.

Mendaftar Online

Pertama-tama, aku mendaftarkan untuk pembuatan paspor yang habis masa berlakunya melalui situs imigrasi.go.id. Untuk saat ini, hanya paspor biasa yang bisa didaftarkan melalui jalur online. Untuk paspor elektronik atau e-paspor, pendaftaran harus dilakukan melalui jalur manual alias datang langsung ke kantor imigrasi dan mengisi formulir dengan tulisan tangan.

Keunggulan paspor elektronik adalah kemudahan saat melalui pintu imigrasi di bandara dan bebas visa untuk pergi ke Jepang. Jika sudah terlanjur mendaftar online, paspor elektronik hanya bisa diperoleh dengan mendaftar ulang melalui jalur manual. Sedangkan pembayaran yang sudah dilakukan saat mendaftar online untuk paspor biasa akan hangus. Paspor biasa dapat diganti menjadi paspor elektronik kapan saja tanpa harus menunggu masa berlakunya habis.

Saat mendaftar online, kita hanya diminta menginput data-data diri saja dan memilih kantor imigrasi yang dituju. Tidak perlu melampirkan dokumen apapun. Setelah usai mendaftar, maka kita menerima email konfirmasi beserta surat pengantar untuk melakukan pembayaran.

Pembayaran Biaya Paspor

Lembar surat pengantar pembayaran ini dicetak dan dibawa ke bank BNI untuk melakukan pembayaran. Biaya yang harus dibayarkan sudah tercetak di lembar tersebut, yaitu Rp.355.000,- untuk paspor 48 halaman, ditambah biaya administrasi bank Rp.5.000,-.

Setelah melakukan pembayaran, bank akan mencetak bukti pembayaran. Melalui tautan yang tersedia di email konfirmasi, kita kembali mengakses situs pendaftaran paspor online untuk menginput nomor kode yang tercantum di bukti pembayaran, serta memilih jadwal kedatangan ke kantor imigrasi.

Setelah selesai maka kita akan menerima kembali email konfirmasi beserta formulir yang sudah terisi. Formulir ini dicetak untuk dibawa saat wawancara di kantor imigrasi.

Wawancara di Kantor Imigrasi

Kala itu hujan deras mengguyur sejak subuh. Kantor imigrasi melayani pengurusan paspor dari pukul 8 hingga 10 pagi. Agar tak terlambat dan agar mendapat nomor antrian yang awal, aku berangkat pagi-pagi benar dengan tidak lupa sarapan. Tiba di kantor imigrasi Soekarno Hatta pada pukul 7.30 pagi. Rupanya antrian sudah panjang. Padahal kantor belum buka.

Petugas imigrasi membagikan map kuning berisi formulir untuk diisi kepada seluruh pengunjung yang mengantri untuk mendaftar secara manual. Sedangkan kepada pendaftar online, map beserta nomor antrian diberikan dengan menyerahkan lembar pertama formulir yang diperoleh dari email saat mendaftar online. Sembari membagikan map dan formulir, petugas juga menjawab dengan ramah pertanyaan-pertanyaan seputar berkas yang harus dilampirkan dan perbedaan paspor biasa dan elektronik.

Pendaftar online mendapatkan nomor antrian yang berbeda dari pendaftar manual, dan juga dilayani di loket yang terpisah. Karena jumlah pengantri yang mendaftar online tidak sebanyak yang mendaftar manual, maka waktu menunggu antriannya relatif lebih cepat.

Pendaftar yang sudah mendapatkan nomor antrian dipersilakan untuk menunggu di dalam. Ruang tunggu nampak bersih dan nyaman. Ruangan terasa sejuk oleh hembusan pendingin ruangan (AC), bahkan terasa dingin saat hujan deras di luar.

Di kantor imigrasi Soekarno Hatta terdapat 3 loket yang melayani pembuatan paspor. Satu loket khusus melayani pendaftar online, dan dua loket melayani pendaftar manual. Masing-masing loket dapat melayani dua orang sekaligus. Dan masing-masing orang dilayani oleh dua orang petugas. Satu petugas melakukan verifikasi data dan petugas lainnya yang mengurus berkas-berkas.

Ketika datang ke kantor imigrasi, pastikan sudah membawa berkas-berkas dengan lengkap agar pengajuan pembuatan paspor tidak ditolak dan kehadiran kita tidak sia-sia. Berikut ini dokumen-dokumen yang perlu dibawa.

  1. Formulir pendaftaran
  2. Pengantar pembayaran dan bukti pembayaran
  3. Fotokopi KTP dan aslinya
  4. Fotokopi Kartu Keluarga dan aslinya
  5. Fotokopi Akta Lahir / Ijazah / Surat Baptis dan aslinya
  6. Surat rekomendasi dari perusahaan (jika bekerja) atau fotokopi Kartu Pelajar (jika pelajar) dan aslinya
    Untuk kasus aku yang bekerja freelance, surat rekomendasi tidak diminta karena aku memang berusaha sendiri.
  7. Fotokopi paspor lama dan aslinya (jika perpanjangan)
  8. Fotokopi Surat Ganti Nama dan aslinya (jika pernah ganti nama)
  9. Surat keterangan domisili (jika alamat tidak berada di wilayah yang sama dengan kantor imigrasi)

Semua fotokopi harus dibuat di kertas A4 tanpa dipotong. Surat-surat aslinya perlu dibawa juga untuk diperlihatkan kepada petugas saat melakukan verifikasi berkas-berkas. Berkas ini diserahkan ketika nomor urut dipanggil untuk wawancara.

Proses wawancara berlangsung singkat dan santai. Pertanyaan yang diajukan saat wawancara tidak menegangkan seperti wawancara kerja. Pertanyaan yang ditanyakan hanya seputar kelengkapan berkas, tujuan pembuatan paspor. Karena alamat KTP aku berada di luar wilayah kantor imigrasi Soekarno Hatta, maka aku juga ditanyakan apa pekerjaan aku di Jakarta, lalu diminta melampirkan surat keterangan domisili saat mengambil paspor.

Total waktu yang dihabiskan selama di kantor imigrasi adalah 50 menit termasuk waktu mengantri. Nomor antrian yang aku dapat adalah 0012. Padahal aku sudah menyiapkan waktu seharian, ternyata waktu mengurus paspor tidak lebih lama daripada waktu yang aku habiskan di perjalanan ke kantor imigrasi.

Aku diberikan kembali tanda bukti pembayaran dari bank BNI yang sudah dibubuhi cap pengambilan paspor.

Pengambilan Paspor

Paspor dapat diambil seminggu setelah wawancara antara pukul 13 hingga 16. Aku datang ke kantor Imigrasi dengan membawa kertas bukti pembayaran yang telah distempel. Kertas ini diserahkan di loket pengambilan paspor dan menunggu dipanggil. Rupanya saat aku datang sudah banyak yang mengantri, jadi aku menghabiskan waktu cukup lama menunggu giliran. Pengambilan berkas dapat diwakilkan. Jadi satu orang bisa saja membawa lima lembar sekaligus untuk pengambilan paspor sekeluarga.

Setelah namaku dipanggil, aku diberikan paspor dan diminta untuk mengecek kebenaran pengetikan data yang tercantum. Jika semua sudah oke, maka aku diminta mengisi buku tamu dan proses pun selesai!